Спешно срещу важно: Как да извлечете най-добрата възвръщаемост на инвестициите от вашия списък със задачи

Препоръчана снимка от Джейсън Леунг върху Неизпълнен малко текст на тялото

Колко от нас започват дните си с намерението да бъдем максимално ефективни и продуктивни? Искате да увеличите максимално времето си за управление и да преместите колкото се може повече задачи от „To-Do“ до „Завършено“. Денят ви започва с мотивация и фокус. Между справянето със задачите от предишната седмица, които тепърва ще изпълнявате, както и жонглирането на повече задачи, тъй като те са назначени, вашият ден може бързо да излезе извън контрол.

Може да се чувства като всеки ден има повече „пожари“, които трябва да бъдат „угасени“.

Може да почувствате, че губите контрол над деня и седмицата си, може би дори над ума и мотивацията си. И така, как постигате всичко и правите всички щастливи? Е, за съжаление, не можете да направите всички щастливи, но можете да внедрите нова система, която да ви помогне да оцените, категоризирате и да действате по задачите по по-ефикасен и продуктивен начин. Това поне трябва да ви направи по-щастливи.

Спешно срещу важно: Подобряване на управлението на вашето време с матрицата за решение на Айзенхауер

Първата стъпка да поемете контрола върху работния си ден е да определите кое е спешно и кое е важно. Матрицата за решение на Айзенхауер, популяризирана в най-продаваната книга „7-те навика на високоефективните хора“ от Стивън Коуви, е разработена от 34-ия президент на САЩ и генерал от 5 звезди Дуайт Д. Айзенхауер. Преди да стане президент, Айзенхауер води съюзните сили към победата във Втората световна война и става първият върховен главнокомандващ на НАТО. Като президент, Аляска и Хаваи станаха щати, той изгради федералната междудържавна система и създаде НАСА. Айзенхауер беше свикнал с огромна отговорност и изпълняване на големи задачи, но как го направи? Как определи кои задачи да даде приоритет, за да постигне целите си? Излишно е да казвам, че Айзенхауер знаеше нещо или две за използването на времето ефикасно и ефективно и той обясни процеса на вземане на решения с помощта на матрица.

Прилагане на матрицата на Айзенхауер във вашия работен (и личен) живот

Матрицата е доста проста: 4 кутии, разделени на оси X и Y. Оста X представлява диапазонът от спешна до не спешна, а оста Y представлява обхвата от неважна до важна.

Първият квадрант, обозначен като „важен и неотложен“ с директивата „направи сега“. Вторият квадрант, обозначен с „важно и не спешно“ с директивата „направете по-късно“. Третият квадрант, обозначен с „не е важен и неотложен“ с директивата „делегат“. Четвъртият квадрант, обозначен с „не е важно и не е спешно“ с директивата „премахване“.

Принципът на Айзенхауер изисква да разгледате кои задачи се считат за достойни за вашето време и са в съответствие с целите ви, като категоризирате задачите в неотложни задачи и важни задачи. Поставянето на задачите в конкретни квадранти помага да се изяснят приоритетите ви и да се подобри управлението на вашето време. Изпълнението на зададената директива отвлича вниманието и насочва вниманието към онези задачи, които имат най-висока възвръщаемост на инвестицията (възвръщаемост на инвестициите) на вашето време, внимание и усилия.

Какво представляват „спешните“ задачи? Спешните задачи са задачи, които изискват незабавно внимание. Обикновено последствията от неизпълнението на тези задачи са незабавни. Често тези задачи се изпълняват в изпълнение на чужди цели или нужди.

Кои са „важните“ задачи? Важни задачи са задачи, които са в съответствие с вашите професионални или лични цели. Това са задачи, които искате да завършите в изпълнение на собствените си мечти или нужди.

Според Айзенхауер, вие трябва да прекарате по-голямата част от времето си в квадрант втори: предмети, които се считат НЕ спешни, но важни. По този начин можете да се отдалечите от маловажните, неотложни (които могат да бъдат часови времена без корелация на ROI) и да се съсредоточите върху задачи, които ще ви помогнат да развиете бизнеса, кариерата или да постигнете мечтите си.

Пуснете го в действие

СПИСЪК всички неща, които трябва да направите през работния си ден, и включете и личното си време. В този ден и възраст рядко има трудно разделяне между личното и работното време (благодарение на имейл и смартфони), затова избройте всички свои ежедневни начинания.

КАТЕГОРИЗИРЕТЕ всяка дейност в един от 4 квадранта:

1) ВАЖНО И НЕОБХОДИМО - Обикновено има 2 ситуации, които попадат в тази категория: непредвидими обстоятелства и задачи, причинени от отлагане. И за двете ситуации използването на управление на времето може да помогне за ефективно справяне с тези видове задачи. Кризисите на клиентите и проблемите с персонала също са примери. Създаването на време за справяне с важни и неотложни задачи през деня ви помага да поемете контрола над деня си, като определите определено време за разрешаване на тези задачи (ако е възможно), вместо да прекъсвате тези задачи и да дерайлирате част от деня.

Например, ако дадена компания работи по източно стандартно време и има клиенти, работещи по тихоокеански стандартно време, издължава се 1 час в 12:00 ч. EST (9:00 ч. PST) за справяне с важни и спешни задачи, планира време за „престрелка“ всякакви задачи, които могат да се появят в началото на работния ден на клиентите и се нуждаят от незабавни решения.

2) ВАЖНО, НЕ НЕПРЕДЕЛНО - Това са задачите, които помагат за постигане на вашите лични и / или професионални цели. Мрежите, изграждането на взаимоотношения и проектирането на системи или стратегии са примери. Планирайте тези задачи всеки ден, за да не станат важни и неотложни (известни също като НЕ отлагайте). Това ще доведе до усещане за постижение и прогресия всеки ден.

3) НЕВЕРОЯТНО, но НЕ ВАЖНО - Това са задачи, които ви пречат да постигнете целите си. Тривиални искания от други хора и неправилно насочени имейли са примери. Те са тези, които може да правите "пожарна" всеки ден. Определете дали можете да ги разсрочите или трябва да делегирате тези задачи. Отново това е ситуация, при която управлението на времето и планирането на конкретно време за справяне с тези задачи ще ви дадат контрол над вашето време и ден, като същевременно ще създадете граници (като давате на другите определено време, когато те могат да се обърнат към вас или очакват отговор от вас).

4) НЕ СЪЩЕСТВЕН И НЕ ВАЖНИ - Това са задачите, които трябва да се избягват на всяка цена. Клюки, прекалено чит-чат и безцелно сърфиране в интернет са примери. Тези задачи са часовници и не допринасят за вашите професионални или лични цели. Тук започвате да практикувате „Не” като цяло изречение. Може да искате да обясните защо тези задачи не са приоритет и защо няма да се ангажирате с тях като начин да „начертаете линия в пясъка“, така че другите да разберат вашите граници и да знаят да не ви притесняват с такива дреболии ,

заключение

Използването на матрицата за решение на Айзенхауер може да облекчи натоварващото усещане, че имате твърде много да направите и няма достатъчно време за това. Това също може да облекчи неудовлетвореността от опитите да решите кой елемент да завършите първо, когато усетите, че имате толкова много важни елементи. Освен това е една от най-простите системи за управление на времето и може да работи независимо дали работният ви процес е изцяло цифров или с писалка и хартия. Спомнете си един цитат, често приписван на Айзенхауер: „Това, което е важно, рядко е спешно, а това, което е спешно, е рядко важно“.

Изпробвайте го и коригирайте според нуждите, но спазвайте основните принципи, както ги е изпълнил Айзенхауер. Ако имате допълнителни въпроси, винаги можете да ни чукате, за да отговорим на вашите въпроси.